Aby zapewnić skuteczność prawną transakcji oraz poczucie bezpieczeństwa kontrahentów rzetelny pośrednik wymaga od właściciela kompletu dokumentów potwierdzających stan prawny zgłaszanej nieruchomości.

Osoba zgłaszająca się do pośrednika powinna na wstępie udokumentować swoją tożsamość. Bez wątpienia dokumentem, potwierdzającym tożsamość zgłaszającego się do Agencji właściciela, jest dowód osobisty. Jeśli działa on w imieniu osoby prawnej (np.spółki z o.o, fundacji czy stowarzyszenia) koniecznym będzie przedłożenie odpisu z KRS, na podstawie którego pośrednik ustali, czy osoba zgłaszająca się do Agencji jest rzeczywiście uprawniona do  reprezentowania danego podmiotu.

Następnie każdy właściciel bądź reprezentant powinien przedstawić dokumenty dotyczące stanu prawnego i faktycznego nieruchomości. Podstawowym dokumentem określającym stan prawny nieruchomości jest Księga Wieczysta. Jest to dokument prowadzony dla nieruchomości, w którym odnotowywane są wszelkie zmiany prawne: zmiana właściciela, hipoteki czy obciążenia. Odpis księgi wieczystej uzyskuje się w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości, chyba że Księga Wieczysta jest już Księgą zmigrowaną. Migracja Ksiąg Wieczystych jest aktualnie wprowadzanym nowym i dogodnym systemem polegającym na przeniesieniu treści wszystkich Ksiąg Wieczystych do jednego, usystematyzowanego zbioru informatycznego (Centralna Baza Danych Ksiąg Wieczystych). Wówczas wystarczy udać się do Sądu Rejonowego, w którym jest dostęp do Bazy, niekoniecznie w miejscu położenia nieruchomości i uiszczając opłatę w kwocie 30 zł, złożyć wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej. W takim przypadku odpis Księgi Wieczystej zostanie Państwu wydany w kilka-kilkadziesiąt minut. Jeżeli posiadamy Księgę Wieczystą jeszcze niezmigrowaną należy się liczyć z kilkutygodniowym okresem oczekiwania na odpis Księgi.

Kolejnym ważnym dokumentem opisującym stan faktyczny i prawny nieruchomości jest wypis z rejestru gruntów i budynków, który właściciel nieruchomości może uzyskać w Starostwie Powiatowym właściwym dla położenia nieruchomości.Wypis ten jest dokumentem, który opisuje nieruchomość, a więc jej właściciela, położenie, obszar, oraz obręb ewidencyjny, w jakim dana nieruchomość się znajduje.

W przypadku działek i gruntów bardzo istotne jest przeznaczenie terenu warunkujące przyszły proces inwestycyjny. Przeznaczenie gruntu pośrednik sprawdzi, uzyskując od właściciela wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (jeżeli dana gmina go uchwaliła) lub (w przypadku braku planu) decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. Wypis taki uzyskamy za opłatą w Urzędzie Gminy lub Miasta właściwym dla położenia nieruchomości.

Równie istotnym dokumentem stwierdzającym prawo do rozporządzania nieruchomością jest akt notarialny (umowa sprzedaży,darowizny, zamiany) na mocy którego uzyskaliśmy prawo własności. Podobny skutek nabycia własności może wynikać z prawomocnego postanowienia Sądu (np. w postępowaniu spadkowym).

 
W zależności od rodzaju nieruchomości należy posiadać nastepujące dokumenty:
 
Sprzedaż mieszkania stanowiącego spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:
- zaświadczenie ze spółdzielni o przydziale mieszkania lub odpis z Księgi Wieczystej w przypadku założonej Księgi Wieczystej,
- dowody osobiste właścicieli,
- zaświadczenie o braku zaległości czynszowych,
- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości
 
Sprzedaż mieszkania, domu lub lokalu stanowiącego odrębną własność nieruchomości:
- odpis z Księgi Wieczystej,
- dowody osobiste właścicieli,
- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości,
- wypis z rejestru gruntów i budynków
 
Sprzedaż domu w trakcie budowy:
- odpis z Księgi Wieczystej,
- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości gruntowej,
- pozwolenie na budowę,
- dziennik budowy,
- dokumentacja techniczna budynku - projekt,
- dowody osobiste właścicieli,
- mapka geodezyjna
 
Sprzedaż nieruchomości gruntowej:
- odpis z Księgi Wieczystej,
- mapka geodezyjna,
- zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie ogólnym zagospodarowania przestrzennego miasta lub gminy,
- wypis z rejestru gruntów,
- akt notarialny lub inny akt własności,
- dowody osobiste właścicieli,
 
Oddanie w najem nieruchomości:
- odpis z Księgi Wieczystej,
- dowody osobiste właścicieli,
- akt notarialny lub inny akt nabycia nieruchomości,
- wypis z rejestru gruntów i budynków,